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L’approccio alla ripartizione del lavoro per i lavoratori ibridi
Risultati di apprendimento 
Alla fine di questo modulo, dovrai:
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Essere più efficiente e più efficace nella gestione del carico di lavoro
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Comprendere meglio le priorità delle attività
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Padroneggiare alcuni hack da eseguire sotto pressione
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Mangiare un elefante un boccone alla volta
Mangiare un elefante un boccone alla volta è un famoso idioma del teologo sudafricano e vescovo Desmond Tutu.
L’espressione è spesso usata nell’ambiente aziendale, e si riferisce all’opportunità di realizzare qualcosa che sembra troppo grande per essere affrontato finché non viene fatto pezzo per pezzo, un passo dopo l’altro.
Durante il tuo periodo di preparazione e nella fase iniziale del tuo sviluppo professionale, la maggior parte delle volte ti sentirai stanco, sotto pressione e sopraffatto da nuovi compiti che si accumulano più velocemente di come puoi elaborarli.
Stai certo che questa impressione è dovuta principalmente alla mancanza da parte tua (per ora) di tecniche di auto-organizzazione robuste, solide e affidabili.
Nelle prossime diapositive, saranno introdotti ad alcune di queste tecniche che aiutano ad andare avanti con agilità ed efficacia.
Pianificare per avere un piano
Il primo trucco per ridurre questo senso di pressione è cogliere l’opportunità di pianificare e organizzare il carico di lavoro. In altre parole, si desidera iniziare a suddividere i «molti pezzi» l’elefante.
Una volta che inizi a percepire che troppe cose si stanno accumulando nella tua agenda, quello è il momento in cui devi:
- Fare un respiro profondo e prendere un momento per te stesso
- Annotare tutte le cose che sono in sospeso del tuo lavoro, sotto forma di una lista di cose da fare
- Passare attraverso tutti i punti della tua lista di azioni e suddividerli in un piano
Una volta che i punti sono in ordine, inizierai presto a renderti conto di come, in effetti, le cose siano ragionevolmente gestibili.
Impostare suddivisioni di lavoro che ti portano a un carico di lavoro più gestibile
La suddivisione del lavoro (WP) comprende una serie di azioni (ad esempio, attività) che portano al raggiungimento dei principali risultati: la pubblicazione e la consegna di una relazione importante, la presentazione di un’analisi, o qualsiasi cosa ci si possa aspettare concretamente da te.
Un intero WP (Suddivisione del lavoro, ex.WP3) potrebbe essere rappresentato, ad esempio, dalla presentazione all’intero gruppo di progetto di un piano di gestione del progetto (PMP).
La bozza e il consolidamento del piano di gestione del progetto comprendono infatti varie attività e sub-attività che ti porteranno al suo completamento finale.
Se è richiesto di preparare un tale documento, non concepirlo come un compito completo, ma piuttosto come un sistema di attività integrate.
Tornando all’esempio del PMP, supponiamo che la preparazione di questo documento possa essere formalmente suddivisa in sei attività separate. Pensando al PMP di JUST, possiamo identificarli come segue:
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Progetto di uno schema iniziale: consolidamento della tabella dei contenuti
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Convalida iniziale delle prime due sezioni: Introduzione al progetto e risultati attesi
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Presentazione dettagliata dei risultati del progetto e delle pietre miliari
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Comunicazione puntuale e precisa della gestione finanziaria e del controllo del bilancio
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Organizzazione e pianificazione di meccanismi di monitoraggio e valutazione per la garanzia della qualità
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Presentazione delle strategie di coinvolgimento STKH e del piano di PR
Con questo in mente, ora potete finalmente visualizzare il tempo concreto in cui i risultati di questo WP vi assorbiranno e come i compiti sono distribuiti nel tempo, cioè quando devono essere completati.
Lasciatevi dei margini di flessibilità: è una buona raccomandazione sovrastimare di proposito il tempo necessario per un'azione specifica, nel caso in cui un'urgenza vi richieda di accantonare ciò che state facendo e di concentrarvi su qualcos'altro.
Cercate di attenervi al piano, ma siate pronti a frequenti aggiustamenti.
Impostare un’agenda del piano di lavoro
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Rispettare le scadenze che hai fissato per un periodo medio-lungo implica da parte tua una grande disciplina e organizzazione a partire dal modo in cui pianifichi la tua routine lavorativa quotidiana.
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rosa: per iniziare impostare la data e l’orario per programmare di conseguenza il piano d’azione
blu: controllare le e-mail e definire le priorità, focus e energie sono al loro apice, dare priorità agli input e alle scadenze che informeranno il lavoro di qualcun altro
rosso: prendersi una pausa, ricaricare le proprie batterie e non dimenticare di chiamare i genitori…
azzurro: controllare le e-mail, perfezionare e rivedere il proprio lavoro /di altrui, passare a priorità secondarie
verde: conclusione della giornata, recupero di tutte le restanti attività in sospeso, pianificazione e aggiornamento dell’agenda per i prossimi giorni successivi
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 : Usare questo tempo disponibile per rivedere il proprio programma settimanale, vedere se la propria agenda ha bisogno di modifiche, identificare e selezionare le priorità che richiedono un'azione rapida
 : queste ore dovrebbero essere dedicate ad una pianificazione approfondita di tutte le suddivisioni di lavoro in arrivo nei prossimi 60 giorni, organizzare il carico di lavoro medio-lungo
 : Prendersi del tempo per pianificare la propria agenda per i prossimi 14 giorni, evidenziare e identificare le attività che dovrebbero rientrare nella fascia oraria blu
 : Controllare come sta andando tutto, si è nei tempi previsti e puntuali su tutto?
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Il ciclo input→ Il ciclo di output → Il ciclo dei risultati per gestire il proprio lavoro
La chiave per la definizione delle priorità delle attività deriva dalla sottovalutazione delle varie variabili che rendono un’attività più urgente di altre.
Quando si esaminano tutti i punti dell’elenco delle azioni e, quando si tenta di definire una strategia per la loro programmazione, le variabili che è necessario considerare per valutarne la priorità sono le seguenti:
- Termine fissato per il suo completamento
- Input che è necessario raccogliere per l’esecuzione dell’attività specificata
- La facilità di elaborazione degli input
- Destinatari dei risultati finali (INTERNI vs ESTERNI)
- Contributo che il tuo compito ha sulla più grande architettura delle cose
- Attività ad alta priorità
A seconda di questa tua valutazione interna, potresti trovare tre diversi livelli di urgenza:
 Attività ad alta priorità
 Attività con media priorità
 Attività con bassa priorità
A hierarchy of priorities within hierarchy of priorities
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- Gli input richiesti da te sono necessari per portare avanti le cose
- Il compito dovrebbe essere completato dal supervisore/gruppi esterni di interesse
- I risultati generati dall’attività informano ulteriori processi/sono ingarbugliati a scadenze rigorose
- La consegna è dovuta entro le prossime 48 ore
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- L’attività dovrebbe concludersi più tardi nelle prossime settimane, ma la raccolta di input/elaborazione dei dati richiede molto tempo
- Non sei molto familiare/proficiente con il carico di lavoro previsto per completare l'attività
- Gli output richiesti da te sono gli input attesi da altre persone ma non così urgenti da essere etichettati come risorse ad alta priorità
- Le scadenze sono nei prossimi 10 giorni
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- Le scadenze, i documenti e le risorse generate dall’attività sono di tua necessità e solo delle tue necessità
- Gli input richiesti sono necessari per portare avanti le cose, ma la scadenza è ancora negoziabile
- La scadenza non è prima dei prossimi 10 giorni
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Prestazioni sotto pressione
Come trovare l'equilibrio quando le cose si fanno difficili?
Nonostante sia bravo a programmare il tuo calendario, ci saranno effettivamente periodi molto più impegnativi e che ti richiederanno più energia rispetto ad altri.
La formula magica è che non si applica alcuna formula magica: in ogni lavoro, in ogni ruolo, ci sono periodi stagionali di «overwork». Questo potrebbe essere correlato a caratteristiche distintive del mercato/industria in cui si opera che rendono certi mesi dell’anno un’esperienza piuttosto vivace (e-commerce digitale durante la stagione di Natale, turismo durante l'estate, ecc.).
Non è possibile modificare le regole del gioco: quello che puoi fare è allenare le tue massime prestazioni quando arriva il momento.
Nelle prossime diapositive, troverete 10 consigli che diventeranno molto utili quando le cose diventano serie: la maggior parte di questi trucchi non implica alcuna reale differenza di attitudini rispetto a ciò che abbiamo già visto. Vengono come attività pratiche e hack operativi per massimizzare ulteriormente l’impatto delle tue capacità di gestione del tempo.
10 hack di produttività per prestazioni difficili
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1. Creare delle caselle temporali
Identifica gli slot temporali nel tuo calendario a cui vuoi dare la priorità per attivazioni specifiche e nient’altro
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2. Concentrarsi su ciò che conta
Di tanto in tanto, ti verrà richiesto di modificare la tua agenda in modo che alcune delle attività vengano posticipate
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3. Imparare a dire di “no”
Sii sempre molto realistico: non puoi accontentare tutti in ogni momento
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4. Il movimento è sinonimo di motivazione
Non c’è niente di più energetico che passare 12 ore davanti a una scrivania. Dai scossa al tuo corpo
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5. Andare offline
E-mail, chiamate, messaggi sono un’enorme fonte di distrazione: informa i tuoi colleghi e supervisori che hai bisogno di un po’ di tempo di concentrazione, pace e silenzio assoluto
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6. Prendersi cura di se stesso
Vai a fare una passeggiata, prendi qualcosa da mangiare, chiama un amico…
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7. Elencare le cose da fare
Annota le cose e cerca di tenere traccia di tutto, non è necessario elaborare tutti gli input immediatamente ma almeno sarà più facile tornare sulla tua lista con un piano d'azione
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8. Mangiare sano
Niente cibo spazzatura, no a tutto ciò che ti renderà stanco e non produttivo nelle ore pomeridiane/serali
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9. Regola dei due minuti
Tutto ciò che richiede da te meno di 2 minuti — e non è nella tua casella time/offline — fallo ora. Non procrastinare ciò che si può fare senza sforzi
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10. Controllare il tuo uso dei social media
A meno che non sia per motivi di lavoro, evita l'uso dei social media nel tuo tempo libero
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Dare priorità alle priorità: come farlo?
Ancora una volta, torniamo a parlare della priorità della tua agenda: vuoi gestire gli eventi nel tuo programma, non il contrario — non rimanere vittima di te stesso e non permettere a fattori esterni di dettare le tue routine. Per farlo, è necessario impostare e attenersi a tre regole fondamentali:
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Pulire prima la scrivania degli altri
Potrebbe sembrare controintuitivo, ma quando sei sotto pressione, non c’è niente di più snervante che avere qualcun altro costantemente che ti ricordi che sei in ritardo rispetto a quella cosa che ti hanno chiesto di fare un po’ di tempo fa.
Inoltre, purtroppo, sperimenterai in prima persona quanto scomodo sia anche elaborare il tuo compito perché stai ancora aspettando quel file da quella persona
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Concentrarsi sulle proprie attività rapide
A meno che tu non possa fare diversamente, pulisci la scrivania da tutte quelle poche cose che occupano i tuoi pensieri.
Inoltre, il fatto che ti muova attraverso la tua lista d’azione un «morso» alla volta ti aiuta a generare per te stesso un senso di realizzazione e orgoglio
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Salvaguardare la propria serata
Inizia ad arrivare tardi la sera, e hai ancora qualche parte della tua lista delle cose da fare... hai davvero bisogno di questo lavoro entro domani?
Le ore di lavoro serali dovrebbero essere riservate alle attività che si sa sono meno esigenti dal punto di vista energetico (ad esempio, il lavoro dell’amministratore come rispondere alle e-mail che sono rimaste in sospeso durante il giorno, piuttosto che la produzione e lo sviluppo)
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Riassumendo
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L’approccio alla ripartizione del lavoro per i lavoratori ibridi
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Prioritizzazione |
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Dividi la tua quantità di lavoro in un sotto gruppo di attività più gestibile e meno pressante
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Concentrati su ciò che conta di più e spostati da lì di conseguenza: esamina le scadenze e l'impatto del tuo compito
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Prestazioni sotto pressione
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Fare ordine e lasciare niente all’interpretazione
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Pianifica, organizza, monitora e valuta l’esecuzione delle cose: pulisci prima le scrivanie degli altri e passa a ciò che è più facile per te
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Concentrati sulla comunicazione, su contenuti e risultati per poi passare al processo che porta alle tue conclusioni
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