¿Qué es un cuadro de mando?

Los cuadros de mando se han convertido en herramientas estándar utilizadas en las empresas en los últimos 10 años

Un cuadro de mando representa una visualización de la información más importante necesaria para alcanzar uno o varios objetivos; la información debe sistematizarse y disponerse en una sola pantalla para que pueda controlarse de un vistazo

(Stephen Few, Information Dashboard Design, 2006)

Los datos te dicen lo que está pasando, pero una historia contada con la ayuda de un cuadro de mando te dice por qué importa, por qué esos datos son importantes.

Definir el objetivo de un cuadro de mando

El punto de partida para crear un cuadro de mando es definir su finalidad y los objetivos que alcanzará.Las preguntas clave que hay que hacerse antes de crear un cuadro de mando son:

  ¿Qué es la audiencia?

  ¿Qué valor añadido tendrá el cuadro de mando?

  ¿Qué tipo de cuadro de mando es necesario / realizaré?

  ¿Quién? ¿Qué? ¿Por qué?  ¿Cómo se utilizarán los datos para alcanzar el objetivo?

¿Qué valor añadido aportará el cuadro de mando?

Los cuadros de mando pueden servir para muchas cosas. Antes de crear un cuadro de mando, hay que considerar claramente las razones que lo justifican:

Conocer y dirigirte a tu público

Función

  ¿Qué decisiones se necesitan tomar?

  ¿Qué preguntas se necesitan responder?

Flujo de trabajo

  ¿En qué contexto se utilizará el cuadro de mando?

  ¿Qué información utilizan a diario? ¿De cuánto tiempo disponen para analizar las cifras?

Nivel de comodidad con los números y datos:

    ¿Están familiarizados con el uso de datos?

    ¿Tienen experiencia en el uso de software? ¿Disfrutan analizando cifras?

Conocimientos empresariales y de datos

  ¿Están familiarizados con los indicadores clave de rendimiento?

  ¿Conocen la terminología específica del sector y la empresa?

¿Qué tipo de cuadro de mando voy a crear?

En función de la finalidad:

  General: Presentación de información a nivel de toda la organización.

  Specific: centrado en una función, proceso, producto, etc. concretos.

Según la función de la empresa:

  Estratégico: Proporciona una exposición de alto nivel, global y a largo plazo del rendimiento.

  Operativo: Proporciona una exposición centrada, a corto plazo y táctica del rendimiento.

En función del horizonte temporal:

  Histórico: que analiza las tendencias a lo largo del tiempo

  Instantánea: Analiza el rendimiento sólo para un momento específico en el tiempo

  En tiempo real: Supervisa el rendimiento a medida que se desarrolla.

  Predictivo: Utiliza información sobre el rendimiento pasado para predecir el futuro.

Según el nivel de personalización:

  Universal: Una versión para todos los usuarios

  Personalizable: Con funciones que permiten a los usuarios modificar la vista para adaptarla a sus necesidades

Según el nivel de detalle:

  Global: Sólo se presentan ratios de alto nivel

  Desglose: Permite al usuario profundizar en los datos para tener un contexto más amplio.

Según el punto de vista:

  Descriptivo: El cuadro de mando indica explícitamente al usuario cómo interpretar los datos

  Explorador: La interpretación de los resultados depende el usuario

La estructura de un cuadro de mando

Principios de diseño de un cuadro de mando

Es aconsejable que el diseño del cuadro de mando se centre en unos pocos principios de diseño que se seguirán

A. Diseño compacto/ Diseño modular

La naturaleza compacta de un cuadro de mando significa que la visualización puede ser comprendida por el cerebro humano

Algunos cuadros de mando se hacen demasiado grandes y difíciles de seguir en un esfuerzo por incluir tanta información como sea posible

Los cuadros de mando pueden dividirse en piezas más pequeñas, cada una de las cuales responde a una pregunta.

B. Divulgación gradual de la información.

La información se revela a medida que el usuario manifiesta su interés.

No se abruma al usuario desde el principio con toda la información.

El aumento de nivel de detalle suele hacerse a partir de:

Indicadores clave à

  El contexto de los indicadores à

  Detalles sobre los indicadores

Principios de diseño de un cuadro de mando

C. Orientación a la atención

Utilizar señales visuales y funcionalidades para dirigir la atención del usuario hacia lo más importante.

Entre los mecanismos que se pueden utilizar están: alertas, posicionamiento en la página, uso cuidadoso del color y las fuentes.

D. Apoyo a la facilidad de uso

Evitar sobrecargar la vista, minimizando el número de acciones para cada tarea, de forma que se anime a los nuevos usuarios a utilizar la vista.

Proporcionar descripciones claras y concisas de lo que significan los elementos del cuadro de mando.

E. Posibilidad de personalización

Garantizar la flexibilidad necesaria para que el cuadro de mando sea relevante para diferentes usuarios.

Generalmente se hace mediante el uso de filtros

F. Explicaciones antes que información

Cuando se necesitan contexto y explicaciones para comprender acontecimientos nuevos y desconocidos.

A veces, dejar la interpretación de los datos en manos del usuario puede llevar a conclusiones erróneas y confusión.

Elementos que garantizan la funcionalidad de un cuadro de mando

Capacidad de detalle

  La capacidad de pasar de un indicador o representación resumida a indicadores que ofrecen más detalles, más contexto sobre la información.

Filtros

  Permite a los usuarios definir lo que se muestra en el cuadro de mandos en función de sus necesidades e intereses.

Los filtros pueden ser globales (aplicables a todo el cuadro de mando) o locales (específicos de un gráfico)

Garantizar las comparaciones

  La posibilidad de ver dos o más conjuntos de datos uno al lado del otro

Alertas

  Resaltar la información en función de criterios predefinidos.

  Por ejemplo, puede activarse una alerta si un indicador supera un determinado valor umbral.

Errores que hay que evitar al crear un cuadro de mando

Contexto

La dirección de la empresa está interesada en supervisar las ventas realizadas por país, así como en destacar los países y las categorías de productos con una baja tasa de beneficios, y cuál es la dinámica mensual de las ventas y la tasa de beneficios en 2018. A nivel de país, el interés se centra en los países que han registrado pérdidas, los que tienen una rentabilidad de hasta el 10%, entre el 10% y el 20% y superior al 20%.A nivel de regiones de desarrollo, la tasa de beneficio debe ser superior al 20% para que el equipo de coordinación regional cumpla el objetivo de rentabilidad. Interesan especialmente las regiones deficitarias.La dirección también quiere saber qué comarcas registran las mayores ventas declaradas por cliente (top / ranking), con la posibilidad de ver por segmentos de clientes y categorías de productos.

Indicadores que deben incluirse

Para crear un cuadro de mandos que satisfaga las necesidades de la audiencia, tendremos que incluir los siguientes indicadores:

Ventas totales por condado

Tasa de beneficio por comarcas / categorías de productos / mensual

Tasa de beneficio a nivel de regiones (destacando aquellas con una tasa de beneficio superior al 20% y con una tasa de beneficio negativa).

Ventas por cliente / segmento de cliente / categoría de producto. (clasificación por condados)

La estructura propuesta para el cuadro de mando

En función de los indicadores y del nivel de detalle requerido, optamos por los siguientes gráficos de componentes:

Gráfico de dispersión para resaltar la relación entre el beneficio y las ventas por país

Mapa que muestra el índice de beneficios por condado (color) y las ventas (gráfico de burbujas superpuesto)

Gráfico de barras con las ventas por cliente (clasificación)

Tabla que muestra si se han alcanzado los objetivos de rentabilidad por región.

Filtros necesarios: Tiempo – meses (en función de la fecha del pedido), Segmento de clientes, Categoría de productos.

Tipo de cuadro de mando: General, Personalizable por el usuario (mediante filtros) Detallado, explorador

Creación de un cuadro de mandos para la base de datos Pedidos

a) Cuadro que muestra si se han alcanzado los objetivos de rentabilidad por región

b) Gráfico de dispersión para resaltar la relación entre beneficios y ventas por región

c) Mapa en el que se destaca la tasa de beneficio por región (color) y ventas (gráfico de burbujas superpuesto)

d) Gráfico de barras con las ventas por cliente (clasificación)

Construir el cuadro de mando

Utilizar elementos interactivos: añadir filtros y acciones al cuadro de mandos

Añadir acciones al cuadro de mando

Las acciones consisten en correlacionar información diferente en el cuadro de mando. Por ejemplo, supongamos que observamos que una región no cumple su objetivo de rentabilidad. Entonces, sería interesante que al seleccionar una región (del gráfico situado en la parte superior del cuadro de mando), limitáramos la información de las otras dos representaciones a esa región. Esto se puede hacer a través de una Acción.