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Lo Smartworking
Obiettivi & Finalità 
Alla fine di questo modulo sarai in grado di:
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Comunicare in modo chiaro ed efficace al tuo team digitale |
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Riconoscere gli strumenti digitali più efficienti per la gestione del team |
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Adotta una metodologia OKR all'interno della tua azienda e del tuo team |
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Garantire l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei vostri dipendenti |
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Compensare le debolezze collaborando con gli altri |
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Livello avanzato della competenza EntreComp
SELF-AWARENESS & SELF-EFFICACY
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Ispirare gli altri e coinvolgerli in attività di creazione di valore |
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Livello avanzato della competenza EntreComp
MOBILISING OTHERS
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Definizione
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Lo smart working è stato definito come:
- Un nuovo modo di lavorare basato su modalità di lavoro flessibili e un ampio uso delle tecnologie dell'informazione che supportano i dipendenti a lavorare potenzialmente in qualsiasi momento e spazio
- Un modo di lavorare agile e dinamico che porta ad alte prestazioni, una maggiore produttività e una maggiore soddisfazione sul lavoro, il risultato è una configurazione "triple-win" per clienti, dipendenti e organizzazioni.
L'utilizzo delle tecnologie digitali per migliorare l'efficacia organizzativa richiede un intervento più ampio nelle capacità di gestione e leadership. Tieni presente che gli elementi essenziali per uno smart working efficace ed efficiente sono:
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Regole d'oro
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✔ Avere le piattaforme, le app e le risorse necessarie. Valutare le necessità del team e assumere o installare i servizi necessari per la corretta esecuzione delle attività;
✔ Mantenere una distribuzione equa del carico di lavoro e assicurarsi che ogni membro del team sappia quali sono i suoi compiti;
✔ Utilizzare periodicamente piattaforme di videoconferenza per chiarire compiti e informazioni, favorendo anche un'atmosfera di lavoro sana e dinamica all'interno del team;
✔ Mantenere la comunicazione aperta, assertiva ed efficace. Alcuni suggerimenti:
- Rispondere sempre a e-mail e messaggi per confermare che li hai ricevuti
- Includere l'oggetto in ogni email per velocizzare la classificazione e gestione
- Mantenere i colleghi di lavoro aggiornati e chiarire eventuali equivoci, se necessario
✔ Pianificare le riunioni in anticipo al fine di garantire una migliore efficacia e organizzazione per evitare incompatibilità temporali
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Strumenti ICT
| C'è una vasta gamma di strumenti ICT in grado di migliorare la gestione aziendale e di team nello smart working. Ecco alcuni dei più utili: |
Anche se una piattaforma specifica per ogni attività sarebbe ottimale, le piattaforme che comprendono tutte le funzioni sono ancora una grande opzione: |
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Dropbox |
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Monday.com |
| È una delle app di cloud storage più conosciute. Consente agli utenti di salvare e condividere file dai dischi rigidi virtuali degli utenti, quindi i file sono sicuri e accessibili da qualsiasi dispositivo compatibile. |
Consente una facile pianificazione e gestione per la maggior parte delle attività di un'azienda all'interno dello stesso spazio di lavoro. Ciò include la gestione di progetti e attività, CRM, marketing, design, risorse umane, ecc. |
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Team Viewer |
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ClickUp |
| Consente l'accesso remoto ad altri dispositivi. Consente agli utenti di condividere e controllare i propri desktop, organizzare riunioni online, videoconferenze e trasferire file. |
Un tutto in uno che offre la gestione di progetti e file, elenchi di attività, e-mail, messaggistica, monitoraggio e follow-up ecc. |
Gestione del team
OKR Metodologia
Obiettivi e risultati chiave (OKR) è un metodo moderno per la gestione degli obiettivi e delle persone, che si adatta in particolare per il team digitale e il business digitale, poiché:
- Si basa sull'idea che la motivazione viene attraverso la responsabilità e l'auto-organizzazione
- Permette ai team di reagire ai cambiamenti del mercato di propria iniziativa, di essere auto-organizzati e autonomi
Gli OKR devono essere chiari a tutti all'interno della squadra e sono in genere impostati ogni trimestre per reagire rapidamente ai cambiamenti.
Gli obiettivi sono determinati dai manager e rappresentano gli obiettivi qualitativi complessivi dell'azienda.
I risultati chiave sono determinati dai dipendenti in un approccio bottom-up; rappresentano gli obiettivi quantitativi del team.
Fonte: https://mooncamp.com/blog/okr-mbo/
Distribuzione dei compiti
| Una corretta distribuzione dei compiti è fondamentale per garantire una corretta gestione aziendale e migliorare le prestazioni dei lavoratori, in particolare nei contesti di smart working. Questi sono alcuni degli strumenti ICT che possono aiutare la pianificazione dei progetti e la gestione del team: |
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Asana |
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Trello |
| Offre dettagli su compiti e progetti e implementa la comunicazione, l'organizzazione e la pianificazione al fine di raggiungere il successo del team. |
Organizza strumenti tramite tabelle Kanban, che consente una piacevole visione della gestione del lavoro in team. |
Strumenti digitali per la comunicazione
In un team digitale, è essenziale essere in costante comunicazione per svolgere tutte le attività quotidiane in modo efficace e sincronizzato. Qui alcuni strumenti che possono aiutare a creare uno sguardo centrale per la comunicazione:
| SERVIZI DI VIDEOCONFERENZA |
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Nella versione gratuita, Zoom raccoglie fino a 100 partecipanti, ma la durata di una sessione è limitata a 40 minuti. La versione Pro costa 13,99 EUR al mese e per moderatore.
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Cisco Webex offre funzionalità tra cui riunioni online, messaggistica del team e condivisione di file. Gli utenti possono partecipare a videoconferenze da un'app desktop o mobile. È disponibile anche una versione web di Webex, con meno funzionalità.
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MicrosoftTeams riunisce fino a 250 partecipanti ed eventi online con un massimo di 10.000 partecipanti. Oltre alla videoconferenza, Teams offre ampie funzionalità di collaborazione virtuale, tra cui l'integrazione di Office 365.
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GoToMeeting GoToMeeting è un pacchetto software per riunioni, condivisione desktop e videoconferenza online. È disponibile per il computer, ma anche come app per smartphone e tablet.
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Skype è una scelta ottimale per qualsiasi azienda. Gli utenti possono videochiamate e chattare tramite PC, tablet e smartphone. Riunisce fino a 50 persone.
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Jitsi è uno strumento open source gratuito. Gli utenti possono creare una riunione senza bisogno di un account e invitare i partecipanti a condividere un URL.
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Slack è un'app di messaggistica per le aziende, che consente di raggruppare le conversazioni, ordinarle in thread o per argomento per facilitare l'accesso alle informazioni del team disponibili.
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Equilibrio della vita lavorativa in un team digitale
La maggiore flessibilità nell'orario di lavoro e l'uso delle tecnologie facilitano la sfumatura del confine tra lavoro e vita privata. In che modo l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti può essere protetto e migliorato nello smart working?
✔ Offrire un modello di orario di lavoro flessibile
✔ Comunicare chiaramente il tempo libero per le vacanze, le iniziative comunitarie, l'assicurazione sanitaria e il congedo parentale
✔ Lascia che i dipendenti prendano tutti i loro giorni di vacanza e dai loro fine settimana liberi ( nessuna risposta e-mail, essere in grado di spegnere il telefono di notte)
✔ Incoraggiare i dipendenti a impegnarsi a godere di alcuni tempi di inattività ogni giorno
✔ Organizzare programmi per la salute e il benessere (ad esempio, fornire buoni per una palestra locale e organizzare corsi di meditazione)
✔ Sostenere le attività sociali e di team building
✔ Dimostrare che la salute mentale e il benessere sono presi sul serio
✔ Incoraggiare la comunicazione e far sentire i dipendenti a proprio agio a parlare di problemi personali o di salute mentale
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DATTI DA FARE!
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Monitora regolarmente il carico di lavoro dei tuoi dipendenti. Se ti rendi conto che hanno costantemente bisogno di lavorare tempo-extra, apporta modifiche.
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PERCHÈ FARLO?
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✔ Per evitare che il costoso cambio del personale avvenga su base regolare
✔ Per aumentare la produttività
✔ Per migliorare la qualità dei risultati
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Leadership
Leadership smart e digitale
Un capo motiva, stimola, rafforza, attiva e guida le persone
All'interno del team, un capo dovrebbe costruire significati condivisi di cambiamento, un fattore chiave per avere successo nel cambiamento desiderato
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UN LEADER SMART
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UN LEADER DIGITALE |
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✔Promuove relazioni collaborative e aperte
✔Responsabilizza i dipendenti attraverso meccanismi di delega, istruzione e formazione
✔Facilita la condivisione delle conoscenze
✔Soddisfa le aspettative dei dipendenti e presta attenzione alle loro emozioni
✔Funziona eticamente, superando gli stili obsoleti di comando e controllo
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✔Esplora come la tecnologia dell'informazione (IT) può rendere l'organizzazione più competitiva o guidata dal cliente
✔Guida il team attraverso il cambiamento per rendere il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale
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Le sfide
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Per un leadr smart, la flessibilità complessiva può portare a:
- La necessità di adottare comportamenti più orientati al coaching, a causa dell'aumento dell'autonomia e della domanda di lavoro che lo smart working può porre ai dipendenti
- Difficoltà nella supervisione
- Sentimenti di isolamento e sovraccarico
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Per affrontare queste sfide, un leader smart dovrebbe supportare i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati.
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Come motivare un team digitale
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Per mobilitare e ispirare gli altri, un capo deve mantenere alta la motivazione della squadra. Come si fa?
✔ Fornire suggerimenti e trucchi per migliorare l'automotivazione
Ad esempio, vedere possibili compiti difficili, mancanza di indicazioni e feedback immediati — che possono essere frequenti nello smart working — come qualcosa da padroneggiare piuttosto che qualcosa di cui avere paura.
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✔ Fornire input esterni per aumentare la motivazione.
Dietro lo stipendio più alto, la promozione, ecc., i fattori di motivazione sono:
- Informare il team sui risultati
- Fornire feedback e congratulazioni
- Ascoltare i suggerimenti dei dipendenti e dimostrare che la loro opinione conta
- Coinvolgere il team nel processo decisionale in modo da allineare i valori individuali e organizzativi
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Strategie di potenziamento della produttività
Gli studi confermano che lo smart working aumenta la produttività. Tuttavia, ci sono alcuni fattori che possono mettere a rischio la produttività dei dipendenti:
- Maggiore esposizione alle distrazioni
- Mancanza di pressione esterna e conseguente tendenza a procrastinare
- Mancanza di autoefficacia e auto-motivazione
Per mitigare questi fattori un buon capo supporta i dipendenti in:
- Ricordare che l'attenzione è un'abilità che può essere migliorata con la pratica e la perseveranza
- Fornire trucchi e suggerimenti per migliorare l'autoefficacia dei dipendenti. Ad esempio, suggerisci loro come impostare obiettivi intelligenti:
✔ Considera gli obiettivi complessivi della squadra
✔ Allinea gli obiettivi di lavoro con i tuoi obiettivi di vita
✔ Segui il tuo ritmo di lavoro naturale
✔ Considera il momento in cui i livelli di energia raggiungono il picco durante il giorno
✔ Tempo tranquillo per l'impostazione degli obiettivi e la revisione
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Non dimenticare il principio di Pareto:
L'80 % dei risultati proviene dal 20 % delle nostre azioni
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Riepilogo
Riepilogo
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Per lavorare in un team digitale ci sono alcune regole d'oro, come ad esempio:
- Distribuzione equa del carico di lavoro;
- Comunicazione aperta;
- Selezionare e utilizzare le piattaforme più appropriate.
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Essere capo in un team digitale può portare a diverse sfide (ad esempio, difficoltà nella supervisione); questi possono essere superati supportando i dipendenti nello sviluppo di forti motivazioni intrinseche e comportamenti autodeterminati. |
| Il metoto di Obiettivi e risultati chiave (OKR) per la gestione degli obiettivi e delle persone è il più adatto all'interno di un team digitale. |
Ogni team digitale dovrebbe avere un leader smart e digitale, che esplora come gli strumenti IT possono rendere l'organizzazione più competitiva e rende il digitale una parte centrale delle operazioni e della cultura aziendale. |
L'equilibrio della vita lavorativa e il benessere dei dipendenti non dovrebbero mai essere sottovalutati, in particolare in un team digitale. |
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